5 conseils pour réussir votre prochaine réunion de lancement de recrutement (+ modèle)

La réunion de lancement - également appelée Brief ou Réunion de prise en charge - est la première et probablement la partie la plus cruciale du processus de recrutement. C'est une réunion en face à face ou par appel entre le responsable du recrutement et les recruteurs (ou les fondateurs lorsqu'ils aident leur équipe) au cours de laquelle ils discutent de chaque détail pouvant contribuer à la réussite de la recherche d'emploi. Ils définissent également les prochaines étapes.

L'entretien dure généralement 1 heure, mais peut être plus court si l'équipe a déjà embauché plusieurs fois pour le même poste - les critères sont alors bien connus. Ou parfois plus long lorsque la recherche concerne un nouveau poste ou un poste très spécifique.

Dans tous les cas, plus vous menez cette réunion de manière approfondie, plus votre processus de recrutement sera efficace et plus vous pourrez pourvoir vos postes rapidement et éviter les décalages chronophages. S'il y a une tâche sur laquelle l'équipe doit passer plus de temps, c'est celle-ci.

Dans cet article, nous vous donnerons quelques étapes faciles pour vous aider à réussir votre prochaine réunion. Avec un bonus: Un modèle pour mener vos prochaines réunions de lancement (voir ci-dessous).

1 - Définir le contexte et les objectifs

Le contexte permet d'avoir une vue d'ensemble. Le problème. Pourquoi avons-nous besoin d'embaucher cette personne, quel problème essayons-nous de résoudre avec cette nouvelle embauche ?

Ensuite, le responsable du recrutement peut commencer à articuler à quoi ressemblerait le succès à court et à long terme pour le poste :

• Quels indicateurs de performance spécifiques devons-nous attendre de cette personne ?
• Si c'est la bonne personne, à quoi ressembleront ses 90 premiers jours / ses 6 premiers mois / sa première année ?
• Dans 18 mois, à quoi ressemblerait le succès du candidat au sein de l'organisation ?
• Et encore plus important, si le candidat éprouvait des difficultés, comment définiriez-vous cela et à quoi cela ressemblerait-il ? Pourquoi ?
• Quels résultats commerciaux devrions-nous attendre (augmentation du chiffre d'affaires, plus d'utilisateurs, livraison rapide des produits, meilleure NPS, etc.) ?
• Quelle est la date limite ?

Une bonne pratique consiste à répéter souvent ce que dit le responsable du recrutement, "si je résume, ce que vous dites, c'est qu'un candidat réussi sera...", pour vous assurer d'avoir bien compris toutes les informations et d'être parfaitement aligné sur le contexte.

"Une chose que je veux faire à l'avenir, que j'aurais aimé faire avant : écrire le plan d'intégration en même temps que le plan d'entretien. Cela vous aide à avoir des détails granulaires sur les points de discussion concernant le rôle et son étendue."
David Hoang, Responsable de la conception de produits chez
Webflow

L'autre raison de le faire est que les candidats vraiment bons poseront des questions sur le contexte organisationnel - ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné et pourquoi. Ils demanderont également des perspectives d'avenir et ce qui doit se produire et comment cela sera mesuré.
Elliott Garlock, Fondateur chez Stella Talent Partners

2 - Définir votre candidat idéal - construire votre persona

Une fois que le contexte et les objectifs sont bien définis, vous pouvez commencer à dresser la liste des compétences et des traits que le candidat devra avoir pour réussir et atteindre ces objectifs. En d'autres termes, vous voulez construire un persona de votre candidat idéal.

Pour savoir à quoi ressemble votre talent optimal, une technique consiste à étudier les meilleurs éléments de votre équipe. Quels traits ont-ils en commun ? De quels secteurs viennent-ils ? Quels sont leurs styles de vente caractéristiques ? Qu'est-ce qui les motive ?

Faites une liste des meilleures personnes de votre entreprise. Et confirmez que ces personnes travaillent sur l'élément le plus essentiel de votre entreprise et sont surchargées de responsabilités. Si vous décidez que vous avez toujours besoin d'embaucher, passez du temps réel à essayer de comprendre et d'articuler pourquoi vous les aimez autant. Je parie que cela a quelque chose à voir avec leur capacité à accomplir des tâches sans beaucoup de directives. Vous pourriez finir par avoir une description de poste très différente de celle que vous avez actuellement (celle avec vingt points).
Ravi Gupta, Associé chez Sequoia Capital, dans son article de blog sur le recrutement

Voici quelques autres questions clés à poser pour vous aider à dresser le portrait idéal de ce poste :

1. À quoi ressemble une superstar, quelles connaissances doit-elle avoir (langage de programmation, outils spécifiques, techniques marketing, etc.), quels traits (orienté vers l'action...), et quelles qualifications (diplômes, certificats, expériences...) ?
2. Si nous embauchons pour remplacer quelqu'un qui est parti, pourquoi cette personne est-elle partie ? Pour éviter de commettre la même erreur et d'avoir quelqu'un qui partirait pour les mêmes raisons.

Typiquement, si vous recherchez quelqu'un de passionné par le sport, le responsable du recrutement pourrait dire que ces personnes se retrouvent probablement sur des plateformes comme :

• Strava
• Garmin Connect
• Meetups sur le sport
• Groupes Facebook sur le sport
• Groupes WhatsApp d'événements sportifs

💡 Conseils : Lorsque vous répondez à ces questions, pensez aux prochaines étapes et en particulier à la stratégie de recherche (où et comment trouver ces excellents candidats).

Notez également que parfois, le responsable du recrutement ne sait pas vraiment ce qu'il recherche, notamment s'il embauche pour la première fois pour ce poste. Et c'est normal. Le rôle du recruteur est de l'aider, grâce à des questions pertinentes, à y parvenir.

1. Avons-nous besoin de quelqu'un capable d'obtenir des résultats dans un poste de direction ?
2. Avons-nous besoin d'une présence de niveau exécutif avec une réflexion stratégique ?
3. Avons-nous besoin d'un joueur d'équipe ? Ou sommes-nous d'accord avec un loup solitaire ?
4. Avons-nous besoin que cette personne vienne au bureau ? Ou peuvent-ils travailler depuis chez eux ?
5. Où se retrouvent-ils, quels sont leurs sites web / forums / blogs / Slacks préférés...

Que faire si vous n'avez jamais embauché pour ce poste spécifique ?

Pour certains responsables et même pour les fondateurs débutants, ils embauchent pour certains postes sans même savoir ce qu'ils recherchent. Et c'est normal, le rôle du recruteur est de poser des questions pertinentes pour les aider à y arriver.

Mais dans ce cas, comment pouvez-vous construire un persona ? Par exemple, comment embaucher un premier commercial lorsque l'équipe n'en a jamais embauché ? Une bonne pratique courante consiste à passer du temps avec des personnes exceptionnelles occupant ce poste. Vous pouvez par exemple contacter un fondateur plus expérimenté ou un recruteur d'une équipe plus importante, et demander à parler à leur meilleur commercial. Ensuite, posez des questions comme :

• Pouvez-vous me décrire vos tâches quotidiennes ?
• Qu'ont en commun les meilleurs commerciaux ?
• En quoi êtes-vous meilleur que les autres commerciaux ?
• Comment avez-vous appris votre travail ? Où avez-vous appris le plus ?
• Qui était votre meilleur manager et pourquoi ?
• Où passez-vous la plupart de votre temps en ligne ? En tant que commercial, où vous retrouvez-vous et quels sont vos sites web / forums / blogs / groupes Slack préférés ?

3 - Définir les points de vente uniques

Lorsque nous passons en revue la réunion de lancement, nous oublions parfois le candidat lui-même. Alors qu'en réalité, c'est l'occasion parfaite de réfléchir à la première étape de l'expérience du candidat : le premier point de contact avec votre entreprise. Que ce soit la description de poste qu'ils vont lire, ou l'e-mail ou le message LinkedIn qu'ils recevront de vous, vous avez seulement quelques secondes pour faire passer votre message et les persuader de passer aux étapes suivantes.

C'est pourquoi la réunion de lancement consiste également à élaborer vos points de vente uniques. Ce qui rend votre offre unique, accrocheuse et attrayante ?

Morgane Conrad, Talent acquisition Manager chez Folk, a sa fameuse question préférée à cette étape : "Qu'est-ce qui différencie ce poste en ce moment au sein de {{CompanyName}} de tout autre poste similaire dans une autre start-up ?"

Cela aide à définir le ton de la rédaction, de la présentation du recrutement lors des entretiens, et même lors de la clôture.

Voici quelques questions qui peuvent aider :

• Qu'est-ce que les personnes travaillant actuellement dans votre équipe aiment le plus dans leur travail ? Dans l'entreprise et la culture ?
• Que faisons-nous dans notre entreprise que nous ne voyons que rarement ailleurs ?
• Quelles sont les qualités uniques de notre entreprise qui pourraient attirer certaines personnes ? Par exemple, si vous êtes une entreprise en phase de démarrage, vous pourrez peut-être attirer des candidats qui souhaitent avoir un impact plus important dans l'entreprise, être plus proches de la création du produit, plus proches des clients, et qui préfèrent travailler sur un éventail plus large de tâches. Alors que si vous êtes une entreprise plus avancée, vous pouvez proposer des défis techniques complexes (beaucoup d'ingénieurs logiciels aiment cela), ou un budget marketing élevé (cela peut intéresser certains growth hackers), ou des millions d'utilisateurs, etc.
• Le salaire est-il compétitif par rapport aux salaires du marché ? Plusieurs études ont montré que le salaire est le facteur le plus important que les candidats prennent en compte lorsqu'ils changent d'emploi.
• Sommes-nous prêts à promouvoir cette personne, si elle a les bonnes compétences ? Les candidats sont généralement réceptifs aux promotions : les juniors qui veulent plus de responsabilités / les seniors qui veulent diriger / les managers qui veulent diriger des équipes plus importantes...
• Sommes-nous prêts à accepter du travail à distance, partiel ou complet ?

4 - Établir un plan d'action

Une fois que vous avez le contexte, le persona et les propositions de valeur uniques, il est maintenant temps d'établir un plan. Celui-ci est souvent proche des étapes suivantes :

• Définir la fiche d'évaluation (plus d'informations ici)
• Définir le processus de recrutement : combien d'entretiens ? Qui dans l'équipe y participera ? Qui remplira chaque partie de la fiche d'évaluation ? Allons-nous inclure un défi technique ? Le processus implique généralement les étapes suivantes : entretiens téléphoniques, entretiens sur site et défis techniques, appels de référence, envoi d'une offre et embauche.
• Définir la stratégie de recherche : où et comment trouver des talents exceptionnels (plus d'informations ici)

Vous voulez activer :

• Les recommandations : quels réseaux (employés, investisseurs, amis) pouvons-nous exploiter pour ce poste, et comment allons-nous structurer ce processus (où allons-nous ajouter ces talents, qui les contactera, quand ?).
• L'inbound : Une description de poste doit être rédigée, en fonction du contexte, du persona et des points de vente uniques. Puis publiée sur la page carrière.

(À venir : Vous trouverez bientôt un article sur les descriptions de poste dans ce blog)

• L'outbound : quelle sera la stratégie de recherche ? Où pouvons-nous trouver ces candidats (LinkedIn, Github, Dribble…), quelles entreprises sont bien connues pour avoir les meilleurs employés pour ce genre de postes, quelles compétences rechercher (→ persona), quel sera le message/rédaction (→ Arguments de vente uniques).

5 - Pratique de Peer-sourcing

Une pratique sous-estimée consiste à suivre la réunion de lancement par un peer-sourcing. L'idée est la même que pour une programmation en binôme : le recruteur et le responsable du recrutement s'assoient (ou se connectent à un appel Zoom) et commencent à rechercher ensemble des candidats. L'idée ici n'est pas de trouver instantanément le candidat idéal, mais plutôt de mieux s'aligner sur ce qui fait un bon (ou mauvais) talent pour ce poste.

• Demandez au responsable du recrutement les meilleurs personnes qu'il connaît dans ce rôle et parcourez leurs profils ensemble.
• Demandez ce qui, précisément dans leur CV ou leur profil LinkedIn, les rend excellents.
• Ensuite, commencez à utiliser des critères qui ont été définis ensemble (compétences, expériences...) pour rechercher de nouveaux talents.
• Parcourez-en certains et demandez s'ils semblent correspondre - Si oui, demandez ce qui les rend précisément excellents - Si non, demandez pourquoi, quelles sont les pièces manquantes ou les signaux d'alerte.

La magie commence lorsque vous entendrez le responsable du recrutement dire des choses comme "essayez plutôt cette compétence" ou "je viens de me rappeler, beaucoup des meilleurs ont suivi cette formation", etc...

Notez que 1/ certaines équipes le font de manière asynchrone, le recruteur commence rapidement à envoyer des profils de talents au responsable du recrutement pour examen, 2/ qu'il soit fait en direct ou de manière asynchrone, il est courant que le responsable du recrutement continue à rechercher, pendant au moins 2 ou 3 semaines, en parallèle avec le recruteur, afin qu'ils continuent à compléter les critères de recherche, les signaux d'alerte auxquels il faut faire attention, ainsi que les sources supplémentaires où trouver des talents exceptionnels.

Comme promis, voici le Hiring Kickoff Meeting - The template