Approche directe : 10 conseils sur la rédaction d'e-mails qui obtiennent des réponses (+modèles)

Une fois que vous avez trouvé le talent idéal à contacter et que vous disposez de son adresse e-mail personnelle, il est essentiel de ne pas gaspiller ce précieux atout en envoyant un e-mail ou un message inapproprié qui ne recevrait aucune réponse.

Chez Crew, nos clients envoient BEAUCOUP de messages sur LinkedIn et d'e-mails, et les données sont claires : ceux qui reçoivent le plus de réponses et d'intérêt font 2 choses clés :

1. Ils personnalisent leurs messages.
2. Ils relancent, au moins 3 fois après le premier message.

Cela a du sens, car les meilleurs talents reçoivent quotidiennement de nombreux e-mails. Les ingénieurs logiciels exceptionnels, les commerciaux, les chefs de produit ou les concepteurs de produits ne postulent plus, ils sont chassés. Donc, si vous envoyez le même e-mail que tout le monde, et une seule fois, votre message sera simplement un autre spam non lu dans leur boîte de réception.

C'est un classique dans la vente : un spam est le mauvais message, envoyé à la mauvaise personne, au mauvais moment. Par exemple, si vous recevez un e-mail sur des dispositifs médicaux alors que vous êtes banquier, ce sera un spam. Nous en recevons tous, tout le temps, et c'est agaçant. Mais si, par exemple, vous en recevez un sur les imprimantes 3D alors que vous êtes vendeur d'imprimantes et que vous commencez à vous intéresser à la vente d'imprimantes 3D, vous ne le considérerez probablement pas comme un spam. Vous seriez peut-être même prêt à prendre l'appel.

C'est l'objectif ici : élaborer ce message parfait, parfaitement ciblé, pour obtenir un entretien avec le candidat.

1/ Identifier ce qui peut intéresser les candidats (vraiment)

Avant toute chose, avant même de commencer à rédiger les premières lignes, vous devez comprendre profondément ce que recherchent les candidats que vous devez attirer. Exactement comme lorsqu'un commercial essaie de comprendre ce que recherche l'acheteur, en posant beaucoup de questions, avant de commencer sa présentation de vente personnalisée, qui se concentrera sur les principaux problèmes et les points douloureux du client. C'est la même chose lorsque vous contactez des candidats, vous voulez leur vendre des solutions et des opportunités liées à ce qu'ils veulent entendre et recherchent.

Pour ce faire :

• Revenez sur vos notes de la réunion de lancement. C'était l'un des principaux objectifs de cette réunion : amener le (ou les) responsable(s) du recrutement à vous parler des aspects les plus attrayants du poste, pour ce public spécifique. Ils ont généralement été des contributeurs individuels avant de devenir responsables, ils ont déjà été à leur place, donc ils ont souvent une assez bonne idée à ce sujet.
• Demandez à des talents de ce public de prendre un café en visioconférence de 10 minutes avec vous. Pas pour les embaucher, mais pour leur demander pourquoi ils ont rejoint l'entreprise où ils se trouvent actuellement : est-ce à cause de la taille de l'entreprise, de l'industrie, parce qu'ils ont plus d'impact, plus de responsabilités, plus de flexibilité, plus de défis, un parcours professionnel plus clair, des projets plus diversifiés sur lesquels travailler, la qualité de l'équipe, etc. Vous pouvez toujours trouver un ami d'un ami ou un ami de collègues qui sera ravi de passer ces 10 minutes avec vous.

Cela vous aidera à avoir une meilleure idée de ce qu'il convient de mettre en avant, améliorant ainsi considérablement l'impact de votre message.

2/ Personnalisez votre message

Avoir une meilleure idée de ce que recherche votre public est un bon début, mais c'est la moitié du travail. Vous devez maintenant creuser à un niveau plus personnel.

Vous pouvez vérifier leur parcours et leurs profils sociaux (expérience, centres d'intérêt, éducation, lieu, articles de blog, tweets...), afin de pouvoir leur expliquer pourquoi vous les contactez spécifiquement, ainsi que comprendre ce qui leur semble important (culture, impact...), ou quels types de projets ils aiment travailler, afin de les convaincre que l'emploi que vous proposez peut être celui qui leur convient parfaitement.

Qualité vs Quantité
Il est bien plus efficace de passer 4 minutes par e-mail et d'envoyer 20 e-mails ultra-personnalisés qui vous obtiendront 4 réponses (taux de réponse de 20 %) que d'envoyer 100 e-mails peu personnalisés qui vous prendront 1 minute par e-mail et qui n'obtiendront qu'une seule réponse (taux de réponse de 1 %). 80 minutes passées pour 4 réponses contre 100 minutes passées pour 1 réponse.

Exploitez votre singularité
Votre entreprise a quelque chose d'unique, nous en avons tous : une mission forte, une culture originale, peut-être que vous aidez un type spécifique de personne, peut-être que vous luttez contre le réchauffement climatique... Trouvez cela et exploitez-le. Cherchez des personnes qui ont exprimé publiquement leur intérêt pour cela aussi (articles de blog, tweets...).

"Un message d'approche directe bien rédigé attire les embauches de rêve. Mais un message d'approche directe mal rédigé est survolé et ignoré."

Rahul Vohra, Fondateur et PDG de Superhuman

3/ Personnalisez à grande échelle en segmentant votre public

On entend souvent dire : "Mais personnaliser tous les e-mails prend beaucoup trop de temps".
Voici le secret pour optimiser vos efforts : segmentez votre public.
L'idée est la suivante, au lieu de personnaliser les e-mails un par un, talent par talent, faites-le pour des sous-groupes de votre public. Un sous-groupe assez petit pour être ultra-ciblé, mais assez grand pour être plus productif pour vous. Cela vous permettra d'envoyer le même modèle d'e-mail à un groupe de personnes, mais comme il sera assez ciblé, il sera également assez personnalisé.

Prenons l'exemple des imprimantes 3D : au lieu d'envoyer le même modèle d'e-mail à tous les revendeurs d'imprimantes dans le pays, ce qui serait trop générique, vous pouvez segmenter le public et choisir de l'envoyer uniquement à un petit groupe de revendeurs d'imprimantes 3D à New York, qui ont ouvert depuis moins de 3 ans, et le refléter dans votre démarche d'e-mail :

Cher(e) [Nom du Revendeur],
Nous vous contactons pour vous présenter notre gamme d'imprimantes 3D de haute qualité. Nous comprenons qu'en tant que nouveau revendeur d'imprimantes 3D à New York, vous cherchez peut-être des moyens d'élargir votre offre de produits et de rester compétitif sur le marché.
Chez [Nom de l'Entreprise], nous sommes spécialisés dans la fabrication d'imprimantes 3D conçues pour les professionnels et les entreprises. Nos imprimantes sont réputées pour leur précision, leur fiabilité et leur facilité d'utilisation.
Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez nous le faire savoir.

Les résultats de la segmentation du public peuvent dépendre de nombreux critères, mais voici quelques exemples de ce à quoi la segmentation du public peut ressembler :

• Étape de l'entreprise : début/seed, croissance/scale-up, entreprise
• Compétences
• Ville du talent
• Ancienneté professionnelle du talent
• Ancienneté du talent au sein de l'entreprise actuelle
• Industrie
• Ancienneté
• Relations en commun
• Projet parallèle (Oui/Non)
• Blog personnel (Oui/Non)

4/ Concentrez-vous sur l'obtention de réponses, pas sur les convaincre de rejoindre votre entreprise

Nous voyons encore beaucoup d'e-mails ou de messages LinkedIn très longs, parlant des 100 choses formidables que l'entreprise a à offrir, comme s'ils voulaient convaincre les candidats de rejoindre l'entreprise dès le premier e-mail ! Nous, les recruteurs, devons garder à l'esprit que l'objectif principal d'un e-mail froid est de susciter l'intérêt. Nous voulons que le candidat dise oui à un appel téléphonique, pas (encore) à une offre d'emploi. Nous devons trouver les quelques arguments qui peuvent susciter son intérêt et l'inciter à accepter l'appel pour en savoir plus. C'est pendant les entretiens que nous distillerons lentement toutes les choses formidables que nous avons à offrir. Pour permettre au talent d'absorber progressivement toutes les informations que nous lui fournirons. Ainsi que pour créer un élan croissant : plus ils avanceront dans le processus, plus ils seront convaincus. Un (excellent) argument à la fois, pas tous dans un e-mail 😀.

5/ Chaque détail compte

• Objet : Vous pouvez rédiger le meilleur e-mail de tous les temps, s'il n'est pas ouvert, vous n'avez rien accompli. Travaillez donc également sur vos objets. Une technique consiste à personnaliser également l'objet, avec leur prénom, le nom de leur entreprise, leur titre, ou même quelque chose de spécifique dans leur profil (une compétence particulière par exemple).
• Inclure le salaire : C'est l'une des premières choses que les candidats veulent confirmer, même avant de parler de quoi que ce soit d'autre. Même s'ils sont intéressés, ils vous poseront des questions à ce sujet de toute façon. Alors économisez du temps à tout le monde et ajoutez-le simplement.
• Meilleur argument en premier : mettez votre meilleur argument en haut de l'e-mail. Plus il sera bas, moins il sera probablement lu.
• Écrivez comme vous parlez : N'essayez pas de trop en faire, avec des mots complexes et élaborés. Imaginez que vous écrivez à un ami d'un ami. Ce sera beaucoup plus facile à lire, et surtout plus authentique.
• Soyez bref : Personne ne veut lire de longs e-mails. Soyez aussi concis que possible dans vos e-mails.
  Simplifiez : N'utilisez pas de phrases longues ou de jargon. Vous n'avez que quelques secondes de leur attention, utilisez-les judicieusement.
• 1 CTA : Gardez un seul appel à l'action. Trop de recruteurs proposent encore un appel téléphonique, un café, demandent les disponibilités du talent, le CV du talent, etc. Choisissez-en un seul.

6/ Relancez, cela fonctionne !

Lorsque vous regardez les données, en moyenne, le taux de réponse augmente régulièrement, passant de 14 % pour 1 e-mail envoyé, jusqu'à 36 % en envoyant 4 e-mails. Ce qui est 2,6 fois mieux qu'un seul e-mail !

• 1 e-mail = taux de réponse de 14 %
• 2 e-mails = taux de réponse de 22 %
• 3 e-mails = taux de réponse de 31 %
• 4 e-mails = taux de réponse de 36 %

Cela signifie que souvent, les candidats ne répondent pas parce qu'ils ne sont pas intéressés, mais plutôt parce qu'ils sont tout simplement trop occupés et oublient. Ou que vos premier et deuxième messages sont restés cachés parmi tous les autres messages qu'ils ont pu recevoir. Donc, si vous ne faites pas de relance, vous pourriez passer à côté d'un excellent candidat qui pourrait être intéressé.

7/ Relancez, mais avec de la valeur ajoutée

De plus, vous ne voulez pas faire de relance simplement pour dire "avez-vous lu mon dernier message ?". Idéalement, vous voudriez apporter une nouvelle valeur à chaque étape de la séquence. Au lieu de mettre tous vos bons arguments dans le premier e-mail, le rendant trop long et pas assez concentré. Une bonne pratique est de répartir vos arguments sur toute la séquence, 1 e-mail = 1 bon argument. Par exemple, si vous avez 4 arguments solides qui peuvent convaincre les talents de rejoindre votre entreprise, utilisez-en un à chaque étape.

8/ Relancez sur différents canaux

Lorsque vous faites de l'approche directe, il peut être intéressant d'envoyer des messages sur plusieurs canaux car tous les candidats ne vérifieront pas la même plateforme. En utilisant plusieurs canaux, tels que l'e-mail, LinkedIn et Twitter, vous augmentez les chances que votre message soit vu par le candidat. De plus, différents canaux peuvent être plus efficaces pour différents types de messages. Par exemple, LinkedIn peut être plus efficace pour atteindre des candidats professionnels, tandis que Twitter peut être plus efficace pour atteindre des candidats plus jeunes et technophiles.

De plus, l'utilisation de plusieurs canaux vous permet également de tester quel canal fonctionne le mieux pour votre public spécifique et d'ajuster votre stratégie en conséquence. Cela peut vous aider à optimiser vos efforts de sourcing et à augmenter vos chances de succès.

9/ Relancez par différentes personnes

Nous le constatons de plus en plus dans nos données, l'envoi au nom de (SOBO) améliore le taux de réponse - pour certains de nos clients, l'amélioration a été jusqu'à 2 fois plus de réponses ! Par exemple, certains configurent leur séquence comme suit : le premier e-mail est automatiquement envoyé par le responsable du recrutement, puis le deuxième par un cadre de l'entreprise, et le troisième et le quatrième par l'équipe de recrutement. Du point de vue du candidat, cela a tout son sens de répondre plus volontiers à cette séquence que à quatre e-mails provenant du même responsable du recrutement. D'abord, cela se remarque davantage, c'est beaucoup plus original. Et deuxièmement, c'est plus flatteur, car non seulement l'équipe de recrutement les contacte, mais aussi des personnes de haut rang. De plus, s'ils sont intéressés mais ont des questions techniques, ils seront plus enclins à les poser directement à l'équipe opérationnelle.

10/ La cadence 6-6-3

Nous avons examiné les données et découvert que les séquences les plus réussies comportent un délai de 6 jours entre le premier et le deuxième mail, puis à nouveau 6 jours entre le deuxième et le troisième mail, suivi de 3 jours entre le troisième et le quatrième mail.

Faire un suivi dans la semaine signifie que vous restez dans l'esprit de vos prospects, et accélérer le rythme vers la fin imprègne les messages d'un peu d'urgence, ce qui peut contribuer au taux de réponse global.

L'excellent avantage de la séquence 6-6-3 est qu'elle garantit que tous les mails sont envoyés un jour différent de la semaine, ce qui est utile car nous avons tous généralement des jours plus chargés que d'autres.

Premiers mails —> 6 jours —> Deuxième mail —> 6 jours —> Troisième mail —> 3 jours —> Quatrième

Et voilà ! J'espère que cet article vous a été utile. Si c'est le cas, n'hésitez pas à le partager avec vos amis et collègues, cela signifiera beaucoup pour nous !