Comment nous avons centralisé toutes les tâches dans Notion, pour améliorer l'exécution de notre équipe (+ modèle)

Contexte et problèmatiques

Ruben a rejoint Crew en tant que fondateur tardif et directeur des revenus en juillet 2022. En même temps, l'équipe de l'entreprise s'agrandissait - passant de 3 à 8 personnes. Comme Crew est une entreprise entièrement à distance, nous avions l'habitude de partager les succès des membres de l'équipe et les tâches à venir dans une note hebdomadaire asynchrone. Ce modèle de stade très précoce a rapidement atteint ses limites à mesure que l'équipe grandissait. Par conséquent, lorsqu'il a rejoint l'entreprise, il a été confronté à 3 défis :

• Transparence : maintenir une visibilité sur ce que font les autres membres de l'équipe
• Planification : coordonner les efforts au sein de l'équipe afin de progresser ensemble
• Exécution : hiérarchiser et organiser les tâches des personnes afin que chacun puisse les accomplir

"En ne se préparant pas, on se prépare à l'échec"
Benjamin Franklin

Solution - Un seul tableau de tâches, plusieurs vues

Pour répondre à ces défis, nous avons construit et mis en place un tableau de tâches qui permet à chaque membre de l'entreprise de montrer ce qu'il a fait, ce qu'il doit faire et de planifier à court terme et à long terme en fonction de l'objectif global de l'entreprise.

La clé était d'utiliser une seule base de données avec différentes vues, en fonction des différents cas d'utilisation :

• Réalisations globales de l'entreprise et planification
• Coordination entre les équipes
• Réalisations globales de l'équipe et planification
• Planification individuelle

Nos cas d'utilisation

Centralisation - avoir une seule source d'information

Que vous ayez une petite ou une grande équipe, vous avez toujours besoin d'avoir une vue centralisée, exhaustive et à jour de ce sur quoi travaille toute l'entreprise. Cela vous permet de suivre la progression de votre plan.

Cela permet également aux membres de l'équipe d'en savoir plus sur les priorités et les progrès des autres équipes. Par conséquent, votre équipe dispose d'une visibilité complète et d'un contexte complet des projets planifiés et en cours, ce qui entraîne une meilleure implication. De plus, ils se concentrent alors sur l'exécution, au lieu de perdre du temps à trouver des moyens de partager l'information, lors des réunions hebdomadaires et lors de la synchronisation des projets.

Coordination - organiser l'exécution entre les équipes

La coordination des efforts est essentielle lorsque les tâches de l'équipe sont interconnectées. En mettant en place une chronologie (style diagramme de Gantt) avec toutes les tâches de votre équipe, vous améliorez la gestion des dépendances. Utiliser la chronologie sur Notion est vraiment facile : vous définissez une date de début et une date de fin, et la magie de Notion fait le reste.

Bien sûr, vous ne savez pas toujours quand vous allez effectuer certaines tâches, et vous pouvez avoir différents niveaux de priorité pour chacune d'entre elles (celles en attente, non encore planifiées, et celles planifiées). Chez Crew, nous avons mis en place différents statuts pour gérer ces différences :

• En attente : une tâche que vous souhaitez faire à l'avenir mais qui n'est pas encore planifiée. En général, vous venez de l'assigner et l'étape suivante consiste à définir le niveau de priorité de cette tâche, ainsi qu'à décider de la planifier ultérieurement.
• Planifiée : dès que vous avez décidé quand vous allez l'effectuer, vous pouvez lui donner ce statut et la tâche s'affiche dans votre chronologie.

Une fois les tâches planifiées (pour les prochaines semaines, mois ou trimestres, en fonction de votre agilité et de votre volonté de planifier à long terme), vous pouvez alors vous concentrer sur votre exécution.

Travailler en équipe - réalisations et planification

Au niveau de l'équipe, la priorité est le premier élément que vous souhaitez définir. Une fois cela fait, et vos tâches planifiées, vous pouvez utiliser une nouvelle vue basée sur la chronologie pour travailler efficacement en équipe et vous concentrer sur les réalisations alors que votre feuille de route évolue chaque jour.

Chez Crew, nous utilisons cette vue pour nos réunions quotidiennes d'équipe (DSM) afin de vérifier les prochaines étapes, le travail en cours et les réalisations. Pour ce faire, nous avons créé plusieurs statuts :

• En cours : lorsque la tâche est en cours d'exécution
• Terminée : tâche terminée lors du dernier sprint (sur une base hebdomadaire, chez Crew)
• Passée : tâche terminée lors des sprints précédents (il y a plus d'une semaine)

De cette manière, nous pouvons évaluer notre vitesse et notre niveau d'exécution des semaines passées, et ainsi mieux planifier pour les semaines à venir.

Exécution individuelle - être capable de planifier et de livrer ce à quoi vous vous êtes engagé

Une liste de tâches individuelle peut être très différente d'une personne à une autre. Certains aiment l'écrire sur papier (quelle satisfaction de barrer une tâche terminée de sa liste !), d'autres utilisent des applications de liste de tâches, des tableaux Trello, ou même leurs propres tableaux Notion, etc... L'objectif n'était pas de forcer l'équipe à utiliser celui-ci à la place du leur. De toute façon, cela ne fonctionnera jamais. Mais plutôt de permettre à l'équipe d'avoir un endroit où elle peut ajouter toutes ses principales tâches, et ainsi les partager avec le reste de l'équipe.

Cela dit, ils peuvent toujours l'utiliser comme leur propre liste de tâches. Ruben, Diane (PM) et Lucas (Frontend) utilisaient un tableau Trello, mais ont adopté cette nouvelle solution comme leur propre liste de tâches. Principalement parce que lorsqu'ils la mettent à jour, elle est instantanément mise à jour pour tout le monde. Et parce qu'avec les filtres et toutes les mises en page différentes que propose Notion (Tableau, Chronologie, Tableau, Calendrier et Liste), chacun dans l'équipe peut personnaliser une vue qui correspond à ses propres besoins.

Une chose à laquelle nous ne nous attendions pas, mais qui a été un retour d'information partagé dans toute l'équipe : lorsque vous vous engagez à réaliser une tâche devant toute l'équipe, cela vous donne une motivation supplémentaire pour l'accomplir 💪

Enseignements

1. Planifier, coordonner et exécuter : quel que soit l'outil que vous utilisez, planifier et coordonner les efforts est essentiel pour vous aider à vous concentrer sur l'exécution.
2. Simple et appréciable : plus largement répandu dans votre équipe, plus précis et utile comme source d'information centralisée et fiable. Pour ce faire, vous devez vous assurer que l'outil est facile à utiliser et ne fait pas perdre de temps à vos membres d'équipe.
3. Le tableau Notion est un outil incroyable : car il vous permet de créer une seule base de données avec des vues multiples, entièrement personnalisables, afin qu'elle puisse convenir à chaque équipe et à chaque personne.

Comme promis, vous trouverez ici le modèle pour centraliser vos tâches d'équipes