Le secret d'un programme de cooptation d'employés réussi

En ce qui concerne le recrutement, de nombreuses entreprises avec lesquelles nous discutons ont un chiffre magique en tête : 33 %. Elles souhaitent atteindre le mélange suivant pour leurs canaux de recrutement :

• 33 % (entrants - publication d'offres d'emploi)
• 33 % (sortants - recherche active et prise de contact)
• 33 % (recommandations - principalement des recommandations d'employés).

Mais souvent, nous les voyons lutter. Elles ont du mal à atteindre les 33 % de recommandations. Nous avons donc interrogé ceux qui y parviennent - certains dépassent même ce chiffre - sur la façon dont ils y parviennent. Quel est leur secret ? Dans cet article, nous partageons leurs tactiques et techniques.

Pourquoi les recommandations sont-elles importantes et peuvent-elles être puissantes ?

Premièrement, voici pourquoi tout le monde veut avoir des recommandations en tant que canal de recrutement solide :

• Taux de réponse plus élevé : comme la plupart des prises de contact se font par le biais d'introductions chaleureuses ou en citant la personne que vous avez en commun, les candidats seront beaucoup plus enclins à répondre à vos demandes.
• Taux de conversion plus élevé : en moyenne, vous n'aurez besoin que de 5 recommandations pour effectuer une embauche, contre 100 candidats pour les sites d'emploi ! Donc potentiellement beaucoup moins de travail. Cela a du sens, les gens ne recommandent généralement que des talents qu'ils savent excellents dans leur domaine.
• Plus rapide : les employés embauchés grâce à des recommandations sont embauchés 55 % plus rapidement que ceux qui passent par un site de carrière.
• Meilleure qualité d'embauche : Booz Allen Hamilton a montré dans ses recherches que 88 % des employeurs estiment que les recommandations sont la meilleure source de candidats supérieurs à la moyenne.
• Moins de rotation : après 1 an, les employés recommandés ont 40 % de chances supplémentaires de rester par rapport à ceux provenant du site de carrière et des sites d'emploi. Ce qui peut également avoir du sens, si vous rejoignez une entreprise où vous avez des amis (qui vous ont recommandé), vous voudrez peut-être rester plus longtemps.

Quels sont les types de recommandations et comment les activer ?

• Anciens élèves : Soit vous ciblez explicitement les personnes qui ont fréquenté les mêmes écoles que vous ou les membres de votre équipe sur Linkedin et vous les contactez avec une introduction basée sur cela. Soit vous utilisez le site des anciens élèves, ou les groupes Facebook/Linkedin pour trouver des profils intéressants et les contacter. Dernière option, vous pouvez publier sur le tableau des offres d'emploi de votre école et préciser que vous êtes un ancien élève (cela aide souvent).
• Anciens collègues : faites une liste de toutes les personnes avec lesquelles vous avez travaillé dans le passé et contactez celles avec lesquelles vous aimeriez travailler à nouveau.
• Amis : même chose que pour les collègues, faites une liste de ceux avec lesquels vous aimeriez travailler. Ou vous pouvez les contacter non pas pour les embaucher, mais pour demander les meilleurs talents avec lesquels ils ont travaillé.
• Investisseurs : c'est probablement l'un des principaux moyens par lesquels ils peuvent vous aider (en dehors de l'argent, des conseils et des introductions). N'hésitez donc pas à les contacter directement et à leur demander de vous aider à pourvoir des postes clés. Vous pouvez également utiliser la mise à jour des investisseurs pour : 
  • leur demander de vous aider à trouver des talents. Et comme pour le reste de votre réseau, aidez-les à vous aider : ajoutez une brève description de ce que vous recherchez + les points de vente uniques + un court texte qu'ils peuvent facilement copier/coller et transférer à leur réseau.
  • Dans la section "Merci", si vous en avez une, vous pouvez remercier ceux qui vous ont aidé à trouver des candidats le(s) mois précédent(s). De cette façon, vous susciterez la peur de passer à côté (FOMO) : les autres investisseurs voudront prouver qu'ils peuvent également apporter de la valeur, et ils doubleront leurs efforts pour vous aider les mois suivants. Encore une fois, vous aider à trouver des talents fait partie de leur travail.
  • Suivi : Comme tout le monde, les investisseurs peuvent être très occupés et oublier votre demande. N'oubliez pas de leur envoyer régulièrement des relances et de demander "avez-vous trouvé quelqu'un d'intéressant que nous pourrions rencontrer" ?
• Employés : Nous aborderons ce point plus en détail ci-dessous.

• Suivez la piste 🧵

Lorsque vous contactez des personnes qui vous ont été recommandées, vous pouvez essayer de les embaucher si cela a du sens (correspondance et disponibilité), ou - et c'est très important - vous tirez constamment sur le fil : demandez toujours à chaque personne avec laquelle vous discutez de vous recommander les 3 meilleures personnes (autres) qu'elle connaît. Cela signifie que si une personne vous a donné 3 personnes à contacter, vous les contactez et discutez avec elles. Ensuite, vous demandez à chacune de ces 3 personnes de vous donner 3 (nouveaux) candidats brillants.

De cette façon, vous construirez rapidement une liste de candidats de qualité à contacter.

• Mode vente activé 👔

Lorsque vous demandez à votre réseau de vous aider à trouver un poste clé, vous devez garder un état d'esprit "mode vente". Il est fort probable qu'ils reçoivent de nombreuses demandes similaires à la vôtre chaque mois. Par conséquent, vous devez vendre votre demande mieux que les autres. Au lieu de dire simplement "Je recherche un excellent VP des Ventes, faites-moi savoir si vous avez quelqu'un en tête", envoyez-leur ceci à la place :

• Une brève description de l'entreprise et des grandes réalisations que vous avez accomplies jusqu'à présent.
• Une brève description du poste.
• Et surtout : avec les argument uniques, ce qui le rend très attractif.
• Un lien vers la description complète du poste.

De cette façon, ils ont une idée précise de ce que vous recherchez, et ils peuvent le vendre presque aussi bien que vous.

Pourquoi le chiffre de 33 % est-il si difficile à atteindre ?

Principalement pour ces quelques raisons :

• Votre réseau proche fonctionne pendant un certain temps, puis vous l'épuisez. Ou les volumes ne sont pas suffisamment élevés pour répondre à vos besoins croissants (embauche de plus de personnes). Vos amis n'ont plus d'amis à vous présenter, vous avez contacté tous les anciens élèves qui semblent intéressants, etc.The secret sauce ? An employee referral program designed for the long term
• Vous n'avez pas de programme/système de recommandation des employés en place, donc vos employés ne pensent pas à recommander leurs amis.
• Vous en avez un, mais
  • Les employés n'en sont pas informés, ou
  • Il n'y a pas d'incitations suffisantes pour eux (pas de contexte sur l'importance et l'aide que cela peut apporter à l'entreprise, pas de récompense, pas de reconnaissance, etc.)
  • Vous leur demandez de vous aider à trouver quelqu'un de génial immédiatement, alors que la majorité de leurs amis ne cherchent pas d'emploi maintenant.
  • Vous leur demandez de vous aider à trouver des personnes comme eux. Nous avons tendance à demander aux ingénieurs de nous aider à embaucher des ingénieurs, aux chefs de produits d'embaucher des chefs de produits, etc. Mais leurs amis sont des commerciaux, des designers ou des comptables.
  • Lorsqu'ils vous aident, vous les laissez dans l'ignorance. Ils ne savent pas si la personne qu'ils ont recommandée a été contactée ou non, ni si elle progresse dans le processus de recrutement ou non.

La recette secrète ? Un programme de recommandation des employés conçu pour le long terme

Pour que cela fonctionne et atteindre le chiffre magique de 33 % ✨, vous avez besoin d'un solide programme de recommandation des employés qui combine des bonnes pratiques à court terme et, plus important encore : à long terme.

Court terme - Pour les postes ouverts actuellement (peut fonctionner)

• Avoir un programme de recommandation des employés attrayant (peut être basé sur de l'argent ou non, voir ci-dessous).
• L'inclure comme une étape clé de l'intégration des employés : dès leur première semaine, les nouvelles recrues doivent en être informées.
• Tenir régulièrement les employés informés. Faites-leur savoir comment la personne qu'ils ont recommandée progresse dans le processus d'entretien.
• Communiquer régulièrement à ce sujet : généralement, si vous ou votre équipe envoyez une note hebdomadaire ou mensuelle à tous les employés, ou encore mieux si votre entreprise a une réunion/appel "All-Hands", à chacune de ces occasions :
  • ▪Mettez l'accent sur les postes pour lesquels vous recrutez actuellement. Et si c'est une note écrite, comme mentionné ci-dessus, facilitez-leur la recherche dans leur réseau en ajoutant des informations sur les emplois + de courtes descriptions qu'ils peuvent copier/coller et partager.
  • Rappeler à tout le monde l'existence du programme.
  • Rappeler à tout le monde le processus de recommandation - où ils peuvent envoyer des candidats.
  • Important : si, au cours de la dernière période (semaine/mois), certains employés ont recommandé des candidats. Célébrez cela et remerciez-les publiquement pour leur aide. Même si cela n'a pas abouti à des embauches.
  • Très important : si certains candidats ont finalement été embauchés, célébrez-le encore plus, remerciez publiquement ces personnes pour leur énorme aide, et rappelez à tous pourquoi c'est si important pour l'entreprise. De plus, si vous avez un programme de récompenses pour les recommandations, vous pouvez également divulguer le montant d'argent ou les récompenses qu'ils recevront, pour encourager les autres à faire de même.

Long terme - Aucun besoin spécifique en tête (fonctionne beaucoup mieux)

Ce que la plupart des gens peuvent mal comprendre, c'est que les programmes de recommandation ne sont pas vraiment conçus pour le court terme, ils ne sont pas suffisamment efficaces pour les postes ouverts actuellement. Ils fonctionnent 10 fois mieux si vous les construisez et les concevez pour le long terme. J'ai vu de nombreuses entreprises dépasser le taux de 33 % en construisant leur programme de cette manière. Charles Guillemet, un recruteur de classe mondiale qui a embauché de nombreuses personnes, ancien de Gusto, ancien de Neuralink et actuellement responsable du recrutement des cadres chez Meta.

Voici les conseils de Charles pour le faire comme les meilleurs :

• Construisez une base de données de talents brillants sur laquelle vous pourrez compter au fil des années. Pour commencer, cela peut être aussi simple qu'une feuille de calcul partagée.
• Le premier jour de l'intégration de quelqu'un dans votre entreprise : demandez-leur de vous donner les 5 meilleurs employés avec lesquels ils ont déjà travaillé. Très important : Peu importe le poste, ne demandez pas aux ingénieurs de vous recommander uniquement des ingénieurs. Et dites-leur explicitement : "Dans tous les départements et tous les postes, pas seulement les vôtres, cela peut être un comptable ou un SDR avec qui vous avez travaillé". Pourquoi ? Parce que vous voulez vraiment les meilleurs talents et une question ouverte comme celle-ci vous permettra d'avoir des talents haut de gamme plutôt que des talents disponibles (correspondant à vos postes vacants actuels). Certaines entreprises le font en direct également. Pendant la phase d'intégration, elles s'assoient et posent la question, puis attendent les réponses du nouvel employé. Une technique consiste à poser des questions de manière chronologique pour aider les personnes à se souvenir de tous leurs contacts : commencez par le lycée, puis les études supérieures, les stages et enfin les emplois précédents. Ce modèle de feuille de calcul de Sequoia Capital est un excellent outil pour vous aider à le faire ! Et demandez-leur s'ils acceptent de parcourir leur réseau LinkedIn et d'essayer d'identifier des talents supplémentaires auxquels ils n'ont peut-être pas immédiatement pensé.

Demandez-leur de vous donner les 5 meilleurs employés, peu importe le poste. Pourquoi ? Parce que vous voulez vraiment les meilleurs talents (pour tous les postes) et une question ouverte comme celle-ci vous permettra d'obtenir

• Créez un référentiel interne "licorne" → cela permet à vos employés de recommander des talents de votre entreprise à tout moment. Ensuite, demandez à vos recruteurs de consulter cette liste chaque mois. Si cela est bien fait, il y aura beaucoup de recrutements à partir de cette liste au fil du temps, c'est certain. Astuce : Si vous n'avez pas encore de système de suivi des candidats/gestion de la relation client qui le gère déjà, vous pouvez rapidement créer un formulaire Google ou un Typeform (en posant le moins de questions possible, par exemple votre nom et l'URL LinkedIn du candidat), le connecter à votre base de données de recommandations (feuille de calcul) et partager le lien vers le formulaire avec tous les employés. Chaque fois que vous le pouvez.
• Ajoutez également toutes les personnes compétentes que vous rencontrez dans la base de données. Il s'agit d'une technique sous-estimée. Chaque fois que vous ou quelqu'un de votre équipe rencontrez quelqu'un de formidable, ajoutez-le également. Cela peut être un commercial d'un fournisseur qui s'est bien comporté lors d'une démonstration. Un ingénieur qui vous a aidé sur un bogue que vous avez rencontré avec son outil. Un spécialiste du service client qui a été incroyable lorsque vous avez contacté le support par chat, etc. N'importe qui qui semblait exceptionnel dans son travail.

Chaque fois que vous ou quelqu'un de votre équipe rencontrez quelqu'un de formidable, ajoutez-le également à la base de données.

• Lorsque vous rejetez des candidats pour les postes pour lesquels vous recrutez, demandez-leur également de vous fournir des recommandations.
  Pourquoi ?
  • Cela montre qu'ils ont eu une excellente expérience lors de l'entretien avec vous (ce qui est très important)
  • Ils connaissent le poste puisqu'ils ont passé l'entretien, ils savent qui pourrait convenir parfaitement.
• Structurez ce processus. Chaque membre de l'équipe de recrutement doit consulter régulièrement cette base de données, entretenir des relations avec les personnes qui y figurent et consulter systématiquement cette liste lorsqu'un nouveau poste est ouvert. Et la tenir à jour en y ajoutant notamment des notes des entretiens.

"Si cela est bien fait, il y aura beaucoup de recrutements à partir de cette liste au fil du temps, c'est certain".
Charles Guillemet

Engagez une conversation, construisez une relation

Lorsque vous parlez avec des personnes recommandées, l'objectif est d'engager la conversation et de construire une relation. Comme pour toute première discussion informelle, chacun sera curieux d'entendre l'histoire de l'autre, d'apprendre des choses et d'essayer d'apporter de la valeur.

En tant que recruteur, je peux parler de mon entreprise, des principaux défis auxquels nous sommes confrontés actuellement. Demandez comment ils font dans leur entreprise et quelles sont leurs expériences. Je peux peut-être donner des informations sur le marché du talent actuel pour leurs postes : salaires, entreprises qui recrutent, etc. Demandez-leur des informations sur leur package de rémunération (pour améliorer mes connaissances du marché), quelles sont leurs prochaines étapes, quels domaines et postes pourraient les intéresser.

De plus, j'en apprendrai davantage sur ce à quoi ressemble un profil "excellent" pour ce type de poste.

Parfois, si ce n'est pas un match pour moi et qu'ils ont clairement exprimé leur désir de changement, je peux les présenter à d'autres entreprises. Au moins, j'aurai aidé, et cela sera mémorable, tant pour le candidat (pour des recommandations futures lorsque je demanderai, ou pour un futur recrutement dans mon entreprise lorsque le moment sera plus propice) que pour l'entreprise pour laquelle j'ai aidé à les recruter.

Pendant que les candidats parleront de leur carrière, de leurs aspirations et pourraient être intéressés à en savoir plus sur le marché du talent actuel (parcours professionnels, rémunérations...) ou à en savoir plus sur notre façon de faire les choses dans notre entreprise (composition de l'équipe, organigramme, processus...).

J'ai constaté que souvent, les meilleurs talents sont curieux, aimables et amicaux. Je ne perds donc que rarement mon temps.

Note sur les récompenses pour les recommandations : Faut-il donner de l'argent aux employés pour leurs recommandations ?

Beaucoup (si ce n'est la plupart) des entreprises donnent de l'argent. Et parfois beaucoup d'argent. La logique est la suivante :

1/ Cela motive tout le monde à faire des recommandations,

2/ Cela peut être moins cher que de payer une agence de recrutement ou une place de marché qui facture souvent entre 15 et 25 % du salaire de la première année,

3/ Elles préfèrent donner cet argent à leurs propres employés plutôt qu'à des personnes ou entreprises externes,

4/ Même si cela représente un quart ou un cinquième du prix d'une agence, cela représente quand même beaucoup d'argent pour une personne individuelle (= l'employé), tout en étant beaucoup moins cher pour l'entreprise.

D'autres essaient de l'éviter. Principalement parce qu'ils pensent que donner une telle importance aux recommandations en tant que canal de recrutement peut être risqué en termes de diversité des équipes (voir ci-dessous). Un risque qu'ils ne veulent pas prendre.

D'autres estiment que ce n'est pas "mauvais" en soi, mais que ce n'est pas efficace. Par exemple, Google a essayé de donner plus d'argent à ses employés (ils ont doublé la récompense de 2000 $ à 4000 $), mais comme l'explique Laszlo Bock dans son livre Work Rules, cela n'a pas fonctionné.

"Il s'est avéré que personne n'était réellement motivé par la prime pour recommandation", a écrit Bock dans le livre. "Les personnes (qui ont recommandé d'autres employés) aimaient réellement leur expérience de travail et voulaient que d'autres personnes la partagent. Rarement, les gens mentionnaient la prime pour recommandation."
Laszlo Bock

Si vous choisissez de ne pas donner d'argent, voici ce que vous pouvez faire à la place :

• Pas d'argent, juste un moment agréable où vous les remerciez de leur aide, devant l'équipe, et/ou dans des notes internes ou des réunions "All-Hands". Beaucoup l'apprécieront.
• Cadeaux : Téléphones, Airpods, cartes Amazon, etc. Certaines entreprises ont même des systèmes de points : si un employé recommande 5 personnes, elle obtient 500 points, 3 personnes, 200 points, etc. Et après un certain temps, elle peut convertir ces points en cadeaux.
• Cadeaux pour l'équipe. Une autre idée intéressante est au lieu d'offrir un cadeau à une seule personne, vous offrez des cadeaux qui peuvent être partagés avec l'équipe. Soit c'est un cadeau pour toute l'équipe (jeu de paintball, laser game, etc.). Soit un cadeau pour quelques personnes (dégustation de vins, voyages, etc.). De cette façon, vous favoriserez également l'esprit d'équipe.
• Charité. Donnez de l'argent, mais pas aux employés, à des associations caritatives. Les employés peuvent choisir les associations à qui ils veulent donner de l'argent, et l'entreprise effectue le virement en leur nom. Ce qui peut être très gratifiant pour les employés, d'autant plus qu'ils sont de plus en plus sensibles à l'impact social.

Note sur la diversité et l'inclusion (DI)

Certaines entreprises essaient de ne pas encourager les recommandations pour éviter d'avoir des clones d'employés. Elles veulent éviter que les employés finissent par recommander des personnes qui leur ressemblent et ont des parcours similaires. C'est quelque chose à laquelle vous devriez certainement prêter attention. Surtout que, outre le fait que c'est la bonne chose à faire, de nombreuses études ont montré qu'il est prouvé que les équipes diversifiées performaient beaucoup mieux. Peut-être qu'une façon de concilier les deux est d'être très explicite lors de la demande de recommandations sur l'importance de la diversité pour votre entreprise, et de recommander vivement à vos employés de ne pas se limiter à leur cercle immédiat, mais d'élargir leurs recherches dans leurs réseaux académiques et professionnels.

De plus, comme nous l'avons dit ci-dessus, idéalement, lorsque vous partagez les postes que vous souhaitez pourvoir, nous vous recommandons de partager également des grilles d'évaluation pour ces emplois. De cette façon, les employés se concentreront sur les compétences et les aptitudes nécessaires, et non sur le type de profil recherché.

Le Saviez-Vous ?
Lorsque vous utilisez Crew, vous pouvez très facilement gérer les références, centraliser tous les talents recommandés en un seul endroit et structurer votre processus de référence d'employés. Par exemple, beaucoup de nos clients offrent l'« extension Crew Chrome » à tous leurs employés, ce qui leur permet de rechercher les grands talents qu'ils connaissent en un seul clic, à tout moment et en tout lieu. Et grâce à la fonctionnalité « gestion des sources », ils peuvent suivre les performances de ce canal de sourcing (vs entrant ou sortant par exemple). De plus, sachez à tout moment quels candidats de votre pipeline ont été recommandés, afin que vous puissiez toujours tenir vos employés informés de leurs progrès dans le processus d'entretien.