L’importance des réunions d’intake et cela peut vous faire gagner des heures !

Les réunions d’intake, ou réunions de lancement (kickoff), sont une étape cruciale dans le processus de recrutement. Bien menées, elles permettent de collecter toutes les informations nécessaires pour présenter les bons candidats. Mal préparées, elles risquent de générer des incompréhensions, une perte de temps, et beaucoup de frustration des deux côtés.

Pourquoi les réunions d’intake sont si difficiles

Pour réussir une mission, les recruteurs doivent recueillir des détails essentiels : le profil recherché, les spécificités du projet, les points forts du poste pour attirer les candidats, la culture d’entreprise, et même les avantages comme le stack technologique. Cependant, obtenir ces informations n’est pas toujours simple :

• Certains clients ne voient pas l’intérêt de partager autant de détails.

• D’autres sont démotivés après avoir fait le même exercice avec plusieurs autres agences avant vous.

Un recruteur m’a confié les conséquences de sauter cette étape :

“Quand vous n’avez pas assez de détails dès le départ, c’est comme naviguer à l’aveugle. Vous risquez de présenter des candidats qui ne correspondent pas, ce qui fait perdre du temps à tout le monde : les candidats, les managers et les recruteurs. Cela peut aussi nuire à la confiance que le client a dans votre capacité à livrer."

Une approche plus efficace pour les réunions d’intake

Pour répondre à ce problème, certains recruteurs adoptent des solutions créatives. Voici une méthode partagée par un recruteur :

“Ce que je fais maintenant, c’est envoyer un formulaire ou une page Notion aux clients avant notre appel, avec toutes les questions clés. Je leur demande de le remplir à l’avance et je leur suggère qu’ils peuvent même déléguer cette tâche à quelqu’un de leur équipe (les managers adorent déléguer, haha). Pendant l’appel, on le passe en revue ensemble pour s’assurer que tout est clair. Je leur rappelle aussi qu’ils peuvent réutiliser ce document pour leurs futures réunions, avec d’autres agences ou responsables acquisition de talents. Cela ne marche pas à tous les coups, mais marche souvent, et ça change tout."

Les avantages de cette méthode

• Fixe des attentes claires : Les clients savent exactement ce qu’il faut préparer, rendant la réunion plus productive.

• Gagne du temps : Les formulaires pré-remplis évitent de repartir de zéro pendant l’appel.

• Améliore les résultats : Avec des informations complètes, les recruteurs peuvent proposer des candidats mieux adaptés.

Conclusion
Les réunions d’intake ne doivent pas être un fardeau. Avec une structure bien définie et des outils comme des formulaires préparatoires, elles peuvent devenir un levier puissant pour réussir vos recrutements.